Probablemente has enviado accidentalmente un correo electrónico a tus suscriptores o a la lista de contactos equivocada, o has enviado un correo electrónico con una palabra mal escrita, una imagen distorsionada o un enlace roto.

En el momento en que te das cuenta de que has cometido un error, te sudan las palmas de las manos, empiezas a sudar y se te acelera el corazón…

Desearías poder volver atrás en el tiempo. Pero no puedes, ¡y lo sabes!

Debes saber que, por mucho que te castigues, lamentarte no cambiará nada. Al contrario, tienes que recuperarte rápidamente y disculparte por correo electrónico.

Es más, no eres el único que se ha visto en esta situación; debes saber que a nosotros también nos ha pasado… ¡no hay de qué avergonzarse! De hecho, todas las grandes empresas se han visto en esta situación al menos una vez. Entonces, ¿cómo hacer una campaña de correo electrónico eficaz para corregir un error?

Seamos sinceros, lo que temes es que este error rompa el vínculo entre tú y tus clientes y empañe tu imagen.

Por eso hemos decidido ofrecerte algunas soluciones en este artículo.

¿Quieres saber cómo escribir un correo electrónico de disculpa después de cometer un error en un correo electrónico? ¿Cómo disculparse profesionalmente?

Así que esto es lo que tienes que hacer / puedes hacer para remediar un envío accidental de correos electrónicos y salvar tu reputación.

Pasos a seguir antes de escribir tu correo de disculpa

1. Reconoce tu error

Reconocer un error es un paso importante para reconstruir la confianza cuando algo ha ido mal. Pedir disculpas por correo electrónico reconociendo tu error significa ser transparente, directo y específico sobre lo ocurrido. Por ejemplo: “Me gustaría informarte de un error que hemos cometido recientemente en nuestra comunicación anterior”. A continuación, explica el error con suficiente detalle para que el destinatario lo entienda. Sin embargo, evita dar explicaciones demasiado técnicas que puedan causar confusión. También es crucial no minimizar el error ni culpar de él a otra persona, ya que esto podría dar la impresión de que estás eludiendo responsabilidades.

Sé sincero y asume toda la responsabilidad del error diciendo, por ejemplo: “Reconocemos que este error es culpa nuestra y asumimos toda la responsabilidad”. Esto demuestra un nivel de madurez y profesionalidad que puede ayudar a reparar la relación y restablecer la confianza del destinatario.

2. Explica el error

Empieza describiendo los hechos de forma clara y comprensible: Me gustaría explicarte la naturaleza del error. Lamentablemente, te enviamos información incorrecta/incompleta/fecha errónea/etc. en nuestra comunicación anterior. Ésta no era la información que queríamos enviarte. A continuación, explica el error sin entrar en demasiados detalles técnicos o innecesarios. Por ejemplo: “El error se debió a un error tipográfico, un problema técnico, una mala interpretación de la información, etc.”. Asegúrate de asumir la responsabilidad de tu error y evita culpar a otras personas o factores.

Por ejemplo: “Es nuestra responsabilidad comprobar toda la información antes de enviarla, y lamentamos no haber podido hacerlo esta vez”. Termina asegurando al destinatario que eres consciente del error: Nos tomamos esta situación muy en serio y comprendemos el impacto que puede tener. Se están tomando medidas para corregir este error y evitar que se repita en el futuro.

3. Pide disculpas

Escribir una carta de disculpa profesional requiere una escritura delicada y sincera. Para empezar, es fundamental cuidar el asunto para que muestre claramente tu intención de disculparte. Un buen encabezamiento de campaña de correo electrónico sería, por ejemplo, “Una sincera disculpa por…”. A continuación, utiliza un tono educado y respetuoso para dirigirte a la persona en cuestión. Discúlpate directamente diciendo: “Me disculpo sinceramente por…” y explica por qué te disculpas describiendo claramente el error que has cometido. Aceptar la responsabilidad demuestra madurez y voluntad de corregir los errores. No olvides mostrar empatía expresando cómo comprendes que tu error haya podido afectar a la otra parte.

Para demostrar tu compromiso de corregir la situación, propón una solución o medidas correctoras si es posible. Por último, termina el mensaje expresando tu gratitud al destinatario por su comprensión y paciencia. Si es necesario, también puedes incluir una solicitud de una oportunidad para seguir discutiendo el asunto.

4. Ajusta tu tono

¿Cómo disculparse educadamente por un error?  El objetivo es expresar claramente tu arrepentimiento y tu deseo de corregir tu error, sin dar la impresión de minimizar tus acciones o culpar a los demás. Evita utilizar un lenguaje demasiado formal o frío, ya que podría dar la impresión de ser distante o impersonal. En su lugar, elige palabras que expresen claramente tu responsabilidad por el incidente y tu comprensión de las repercusiones para la otra parte.

Las expresiones de cortesía y empatía son especialmente importantes. Para expresar tus disculpas, utiliza frases como “lo siento mucho” o “lo lamento sinceramente”. Reconoce cómo puede haber afectado tu acción a la otra parte y muestra tu empatía diciendo “Comprendo cómo puede haberte afectado mi negligencia”.

Tu tono también debe mostrar tu deseo de corregir el error. Propón soluciones tangibles para demostrar tu implicación en la resolución del problema, por ejemplo: “Tomaré medidas para evitar que esto vuelva a ocurrir en el futuro”.

5. Tranquiliza al destinatario

Una parte esencial para recuperar la confianza del destinatario y mantener una relación profesional sana es pedir disculpas en un correo electrónico. “Quiero asegurarte que este error ha sido puntual y no refleja la calidad habitual de nuestro trabajo”, puedes empezar. Esto proporciona contexto al destinatario y demuestra que comprendes la gravedad de la situación.

También es útil demostrar tu compromiso de satisfacer al destinatario a pesar del error, por ejemplo diciendo “Nos comprometemos a prestarle el mejor servicio posible y haremos todo lo posible para restablecer su confianza en nuestra empresa”. Por último, termina con una nota positiva y reitera tu deseo de mantener una buena relación diciendo “Agradecemos tu comprensión y esperamos seguir trabajando contigo a pesar de este incidente. Gracias por tu paciencia y apoyo constantes.

6. Proporcionar información sobre las acciones correctivas

Un paso crucial para mostrar tu compromiso de corregir el error es explicar en un correo electrónico de disculpa las medidas correctivas que has tomado. “Nos hemos tomado muy en serio este incidente y ya hemos empezado a aplicar medidas correctoras para resolver esta situación”, podrías empezar diciendo. A continuación, explica brevemente lo que has hecho o vas a hacer. Por ejemplo: “Hemos corregido el error de comunicación y nos comprometemos a comprobar de nuevo toda la información antes de enviarla.

Además, puede ser útil mencionar cualquier formación o educación que estés dando a tu equipo para ayudarles a evitar cometer errores en el futuro, ya que esto tranquilizará a tus destinatarios. Por último, reafirma tu compromiso con el destinatario diciendo: “Nos comprometemos a prestarte un servicio de calidad y haremos todo lo que esté en nuestra mano para rectificar esta situación y asegurarnos de que no vuelva a ocurrir”.

7. Ofrecer compensación

Ofrecer una compensación en un correo electrónico de disculpa puede ayudar a mostrar tu compromiso de arreglar el error que cometiste y mantener la confianza de tu destinatario.

Puedes empezar con: “Entendemos que nuestro error puede haberte causado algún inconveniente, y queremos demostrarte lo mucho que valoramos tu confianza y tu apoyo continuo”. A continuación, presenta tu propuesta de compensación: “Para compensar esta situación, nos gustaría ofrecerte una indemnización adecuada”. Esta compensación puede adoptar diversas formas, por ejemplo “Nos gustaría ofrecerte un 25% de descuento en tu próxima compra” o “Te enviaremos un artículo de regalo”.

Asegúrate de que la indemnización ofrecida es proporcional al error cometido y beneficiosa para el destinatario. A continuación, explica claramente cómo puede beneficiarse el destinatario de la compensación: “Para recibir este descuento, utiliza el siguiente código promocional en tu próximo pedido”. Termina repitiendo tus disculpas y expresando tu esperanza de mantener una buena relación con el destinatario: “Lamentamos profundamente esta situación y esperamos que esta oferta contribuya a subsanar las molestias ocasionadas. Muchas gracias por tu comprensión y paciencia.

8. Corrige tu correo electrónico antes de enviarlo

Un paso importante para garantizar la claridad, la precisión y el tono adecuado de tu mensaje es revisar tu correo electrónico de disculpa antes de enviarlo. Una revisión cuidadosa puede ayudar a evitar malentendidos y garantizar que se entienda tu mensaje. Empieza por comprobar el contenido general del mensaje de disculpa profesional: ¿has admitido explícitamente el error, te has disculpado, has explicado las medidas correctoras adoptadas y has ofrecido una compensación adecuada en caso necesario? Comprueba que tu mensaje es lógico y coherente. A continuación, comprueba el tono de tu mensaje: ¿es profesional, sincero y respetuoso? Evita un tono defensivo o falso. Presta especial atención a la ortografía, la gramática y la puntuación para evitar cualquier error que pueda restar claridad a tu mensaje o parecer descuidado.

Por último, si sigues los pasos indicados anteriormente, puedes convertir una situación desfavorable en una oportunidad para reafirmar el compromiso de tu empresa con el servicio al cliente y la integridad, reforzando así la confianza y las relaciones comerciales.