Organizar un evento profesional tiene muchas ventajas para su empresa: desarrollar su negocio, crear una relación especial con sus clientes, conocer a sus clientes potenciales, establecer su experiencia en el sector, mejorar su imagen, etc.

Sea cual sea el propósito de su evento, ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto, una fiesta de empresa, un seminario, una conferencia o un evento interno, lo más importante es comunicar con eficacia para atraer a un gran número de participantes.

Y el marketing por correo electrónico es el canal ideal para dirigirse a las personas adecuadas y promocionar su evento; verá que utilizando la automatización del marketing y enviando secuencias automatizadas de correos electrónicos, conseguirá aumentar las conversiones y, en nuestro caso, el número de asistentes.

Descubra todos nuestros consejos para que el correo electrónico de invitación a su evento empresarial sea todo un éxito.

1. Determine sus metas y objetivos

Es importante definir claramente el público destinatario y los objetivos específicos en un correo electrónico de invitación profesional para orientar mejor a sus destinatarios. En función del propósito de su evento, identifique a las personas que desea invitar, ya sean clientes potenciales, socios comerciales, expertos del sector o empleados. Adapte su mensaje a su público y objetivos, como generar inscripciones, suscitar interés por su marca o promocionar un producto.

Al definir sus objetivos, podrá medir el éxito de su campaña utilizando indicadores clave como la tasa de conversión, la tasa de apertura y el número de respuestas positivas. Para cada evento, cree una lista de correo personalizada basada en su público objetivo. Por ejemplo, una conferencia sobre tendencias de marketing digital podría dirigirse a vendedores, empresarios o directores de ventas.

Utilice la segmentación demográfica, profesional o por intereses para garantizar el éxito de cada evento. La calidad de su lista de contactos es fundamental para el rendimiento de su campaña de correo electrónico. Dedique tiempo a definir claramente su público objetivo y cree una lista de correo limpia, precisa y relevante para cada evento.

 

2. Mencione los elementos clave del acto: fechas, lugar, programa, etc.

Para que su invitación por correo electrónico a un evento empresarial sea un éxito, tendrá que comunicar el lugar, la fecha y, por supuesto, cómo llegar. Puedes, por ejemplo, añadir el evento a tu calendario o integrarlo con Waze para que la gente pueda hacer clic en el enlace para ver la ruta.

Pónselo lo más fácil posible y haz todo lo que esté en tu mano para facilitarles el acceso al lugar del evento.

Estos son elementos esenciales para promocionar tu evento, porque si los asistentes potenciales no saben dónde y cuándo es el evento al que quieren asistir, no podrán responder.

Asimismo, indique claramente sus datos de contacto para que los participantes puedan ponerse en contacto con usted fácilmente. No olvide destacar sus distintas redes sociales añadiendo botones grandes que enlacen a sus distintas cuentas (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.). Es importante comunicar antes del evento (D-10, D-5) en estas plataformas para crear expectación.

No olvide esbozar el programa. No es necesario entrar en detalles, basta con dejar un poco de suspense… Puedes hablar de los ponentes y de las personas influyentes, si las hay, para llamar la atención sobre el evento.

 

3. Destacar las ventajas y beneficios para los participantes en el evento

Si expone claramente las ventajas y beneficios de su evento profesional en el correo electrónico de invitación, despertará la curiosidad de sus invitados y aumentará su motivación para asistir.

Como organizador, debe presentar los temas que tratará (el programa) y lo que aportarán a los participantes.

¿De qué tratará? ¿Un primer vistazo exclusivo a un producto que se lanzará próximamente? ¿Aprenderán los asistentes nuevas estrategias empresariales en un seminario web organizado por una persona influyente del sector?

Déles algunas pistas, sin desvelar demasiado… pero lo suficiente para que quieran asistir.

4. Escriba un asunto claro para el correo electrónico

La línea de asunto también es muy importante para que un correo electrónico de invitación a un evento tenga éxito. Si la línea de asunto no está bien escrita, corre el riesgo de que el porcentaje de apertura sea bajo; y un porcentaje de apertura bajo significa automáticamente un número bajo de respuestas.

Por lo tanto, redacte un “teaser” impactante, preferiblemente con copywriting, que haga que la gente quiera abrir su correo electrónico.

Además, sea lo más claro posible. Deje claro que se trata de una invitación a un evento profesional y mencione el tema. Puedes escribir una línea de asunto eficaz que sea un poco más original utilizando el humor o la emoción, por ejemplo, y no revelando el asunto. Creará un poco de misterio en torno al evento y despertará la curiosidad de los destinatarios, que no tardarán en abrir el mensaje.

5. Crear una potente llamada a la acción

El éxito de su invitación corporativa por correo electrónico también depende en gran medida de su llamada a la acción: ¿es lo suficientemente motivadora como para conseguir que la gente se inscriba? Le recomendamos que utilice un verbo de acción como “Reserve su plaza” o “Inscríbase ahora”. Esto hará que su llamada a la acción sea más incitante y situará su botón de llamada a la acción en la mejor posición.

Por supuesto, una llamada a la acción bien escrita y colocada no bastará para convencer a sus clientes potenciales o clientes potenciales de que asistan a su evento, pero llegará muy lejos. Por el contrario, si todo es perfecto pero su llamada a la acción no es lo bastante convincente, no podrá convencer a su público para que asista…

 

6. Cuida la estética del correo electrónico de invitación

Más allá de las palabras que elijas, necesitas crear un email visualmente atractivo, porque la estética inevitablemente hará que tus destinatarios quieran leer el contenido y, al mismo tiempo, proyectará una imagen de marca de calidad.

Así que trabaja duro en la estética y el diseño de tu correo electrónico, asegurándote de que sea limpio y coherente con tu carta gráfica.

Coloque el botón de llamada a la acción con cuidado; su posición es crucial para aumentar el número de inscripciones.

7. Humanizar al remitente del correo electrónico

Como organizador del evento, es una buena idea incluir el nombre del remitente en el asunto del correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar una invitación en nombre del director de la empresa o de un jefe de departamento.

Para dar la impresión de que se dirige personalmente a cada invitado, incluya también el nombre del destinatario del correo electrónico. Así captará su atención y se animará a asistir al acto.

Estas dos técnicas le permitirán humanizar sus mensajes de correo electrónico, haciéndolos más cálidos y amistosos, lo que a su vez se traducirá en mejores índices de apertura y de clics.

8. Cree una página de destino o un sitio web dedicado a su evento

Para escribir un correo electrónico atractivo, hay que tener cuidado de no ahogar al lector en una avalancha de información indigesta. Los párrafos deben ser lo más abiertos posible.

No dude en animar a sus invitados a visitar su sitio web para obtener más información.

Hay dos maneras de hacerlo:

• puede crear un sitio web específico para su evento, con un nombre de dominio basado en el nombre de su evento;
• puede preparar una página de aterrizaje dedicada a su evento.

También es esencial que su emailing sea un éxito desde el punto de vista estético: sobriedad, elegancia, respeto de la carta gráfica, etc.

Incluya una fecha límite para beneficiarse de una tarifa especial y una amplia llamada a la acción para aprovechar la oferta, destacar las ventajas y presentar a los ponentes y socios del evento. Para conocer a todos los ponentes, los destinatarios del correo electrónico sólo tienen que hacer clic en el botón de llamada a la acción y son redirigidos al sitio web del evento.

9. Seguimiento y recuerdo de acontecimientos

Para que la campaña de correo electrónico sea eficaz, cree una secuencia automatizada con un guión y activadores de marketing. Mantenga un diseño coherente para todos los correos electrónicos, conservando el estilo del correo electrónico de invitación inicial.

• La automatización del marketing le permite hacer un seguimiento de quién se ha inscrito en su evento y enviar recordatorios por SMS a los inscritos 24 horas antes del inicio del evento. Utiliza filtros avanzados para programar correos electrónicos adicionales sólo para los inscritos, así como un recordatorio para crear expectación.
• A los que aún no se hayan inscrito, envíales un recordatorio por correo electrónico dos semanas antes del evento y, a continuación, uno o dos días antes de la fecha límite. Evite sobrecargar su buzón de correo electrónico para no desanimarles.

No olvide enviar recordatorios, ya que algunos invitados pueden olvidar la fecha del acto. Un recordatorio garantizará su asistencia y les ayudará a organizarse.

Y si sabe redactar unas invitaciones realmente buenas que despierten el deseo de asistir, conseguirá que estos eventos empresariales sean todo un éxito. Así que siga nuestros consejos al pie de la letra y tendrá todas las posibilidades de aumentar sus conversiones y lograr altos índices de asistencia.